ReNew – Cogliere l’opportunità di trasformare i processi di business grazie ai tool digitali

Quarto incontro di un ciclo di quattro interventi

Sono anni che si parla più o meno con convinzione di digitalizzazione e trasformazione digitale ma fino a qualche mese fa era evidente che le aziende italiane su questo fronte erano in pesante ritardo. Secondo uno studio ISTAT del 2019 infatti l’80% delle aziende italiane presenta un basso profilo tecnologico, un 15,9% usa tecnologie digitali prevalentemente orientate al web e solo il 4,7% delle aziende è altamente digitalizzata.

L’emergenza COVID ha sicuramente determinato una spinta in avanti ma la digitalizzazione è un processo articolato e complesso e non ci sono formule magiche. Non è una questione di strumenti ma di competenze e cultura. Le competenze sono importanti perché gli strumenti e le metodologie sono necessariamente nuovi. La cultura perché la digitalizzazione implica la trasformazione dei processi aziendali e, spesso, dei modelli gestionali utilizzati.

L’adozione dello smart working / remote working ha posto sia la questione degli strumenti che quella dei modelli gestionali adottati.

Il primo passaggio, quello fondamentale, è da una concezione device-centrica a una concezione cloud-centrica. Oggi grazie ad applicativi come G Suite e Office 365 i documenti possono vivere nel cloud senza praticamente mai essere salvati sul device dell’utente. I vantaggi sono diversi come ad esempio l’eliminazione delle molteplici versioni diverse di un documento e la possibilità di definire i permessi di accesso per collaborare in contemporanea sul documento stesso tenendo traccia degli autori delle modifiche.

Il lavoro da remoto ha comportato un incremento dell’utilizzo delle applicazioni di collaborazione come quelle di messaggistica interna (Slack, Teams, …) e quelle di videoconferenza (Zoom, Skype, Meet, …). I vantaggi sono indubbiamente evidenti ma ci sono una serie di effetti collaterali che sono stati evidenziati e che richiedono una revisione delle modalità di utilizzo.

Il nuovo scenario determina anche un problema di gestione e organizzazione dei progetti e del lavoro. In questo strumenti come Trello, Confluence e Jira proposti da Atlassian possono essere di aiuto anche se per molte aziende si tratta di strumenti nuovi e anche qui occorre abituarsi al loro utilizzo.

Il quarto gruppo di strumenti è quello che riguarda l’organizzazione del lavoro esterno e delle relazioni con i clienti. I sistemi CRM esistono da tempo ma sono poche le aziende che ne hanno implementato uno. L’accelerazione sull’adozione dei tool digitali potrebbe spingere anche su questo fronte, ma ancora una volta il problema è culturale e di abitudine. Un tool è solo una scatola vuota e se non viene utilizzato resta tale.

Tutto questo si affianca ai sistemi già in essere come i gestionali e i sistemi di fatturazione elettronica che comunque già erano stati introdotti ma che adesso devono essere integrati, ove necessario, con i nuovi strumenti che li affiancano per evitare sovraccarico e situazioni di caos organizzativo.

Il processo di digitalizzazione di un’azienda è un tema complesso al quale va dato il tempo necessario. Il primo passo dovrebbe essere quello di scegliere le categorie di strumenti da adottare e poi si dovrebbe realizzare un piano di implementazione che tenga conto dei tempi necessari per la familiarizzazione degli utenti con l’utilizzo dei nuovi strumenti.

Perché la digitalizzazione porti efficienza occorre essere pronti a rivedere i processi di business per capire quali passaggi diventano superflui e quindi da eliminare e come eventualmente gli altri possono essere trasformati. E infine è importante mettersi nelle condizioni di verificare l’impatto della trasformazione sull’efficienza dei processi aziendali predisponendo modalità di misurazione dei miglioramenti ottenuti nei processi interessati.

A cura di

Alfonso Pace
Alfonso Pace
Digital Communication & Marketing Strategy

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